In SAP R/3 gibt es die "Nachrichtensteuerung" (alte Komponente) und das PPF (Post Processing Framework = neue Komponente). Sehr viele SAP R/3 Standard-Anwendungen verwenden die Nachrichtensteuerung oder das PPF.

Unter der Nachrichtensteuerung kann man dann das "Ausgabemedium" definieren (Nachricht erzeugen), z.B.

1 = Drucker bzw. drucken oder

2 = Telefax (Fax) usw.

Es gibt z.B. noch Telex, EDI (per Edifact), Externes Senden, SAPoffice (via SAPoffice versenden), ALE (Verteilung, Verteiler), Sonderfunktionen.

Danach kann man über die "Bedingungen" in der Nachrichtensteuerung oder im PPF bestimmen / hinterlegen, welches Ausgabemedium für welche Adresse wirksam sein soll. Ist also 1 und 2 als Ausgabemedium definiert, kann man z.B. bestimmen, dass für Lieferant A die Bestellungen immer per Fax übermittelt werden, während für Lieferant B die Bestellungen immer an einem Drucker ausgedruckt werden (und dann per Post zugesandt werden). Zweckmäßig ist dies insbesondere bei automatisierten Abläufen wie z. B. automatischem Mahnlauf. Oder / und der Sachbearbeiter kann jeweils oder für bestimmte Bestellungen beim Absenden am Arbeitsplatz wählen, ob die Bestellung per Fax oder per Ausdrucken am Drucker ausgeführt wird.

Sehr viele SAP Standard-Anwendungen verwenden weiterhin zur Layout-Gestaltung ihrer Ausgaben sogenannte "Formulare" (Stichwort "Formularkomponente, SAP-Script (alte Komponente), Smart Forms (neue Komponente).

"Listen" (Reports), sogenannte ABAP-Listausgaben ("Folge von Write-Befehlen"), sind zunächst nur zum Ausdrucken an Druckern vorgesehen und laufen daher von Haus aus in den Druckspool-Bereich. Lässt man ABAP-Listausgaben am Bildschirm anzeigen, kann man sie "manuell" per Fax versenden mit "Liste senden an .....(Fax/Faxnummer)". Auch aus dem Spool heraus kann man ABAP-Listen via Fax senden, mit "Senden an ..... Faxnummer (Fax-Nummer eintippen)". Wenn die Aufgabenstellung jedoch die ist, ABAP-Listausgaben direkt (automatisch) per Fax zu versenden, muss dies durch eine Änderung des Programms (Aufruf der Kommunikationsschnittstelle) erfolgen. Eine Beschreibung, wie man Reportausgaben über Fax versenden kann, findet sich im SAP OSS Hinweis Nr. 190669.

Information zum Faxversand / Rückmeldungen

Rückmeldungen zum Faxversand-Status und Faxversand kommen vom ixi-UMS Enterprise Server und werden vom SAP-System im Bereich "Transaktion SOST" (SAP Office Status) und / oder in der Transaktion "SOSB" geführt.

Dort kann z. B. nach "alle fehlgeschlagenen Faxe" sortiert werden. Zu diesen wird wiederum das Ursprungs-Dokument referenziert (die Ermittlung des Absenders erfolgt dabei in der Datenbank) und dieses kann erneut von dort aus versendet werden. Es ist lediglich eine Frage der Berechtigung, wem dieser Bereich zugänglich ist. Es handelt sich dabei nicht um SAPoffice Postfächer!

Dieser Bereich könnte z.B. einer Gruppe von Personen zugänglich gemacht / zugeordnet werden, die sich um den vollständigen Faxversand zu kümmern hat.

Außerdem generiert das SAP-System bei fehlgeschlagenen Faxen eine Express-Fehlermeldung an den Absender in dessen SAPoffice Inbox.

Der Benutzer wird über ein PopUp auf den Empfang einer neuen Mail in seiner SAPoffice Inbox hingewiesen. Die Mail ist lediglich ein Hinweis an den Absender, der sich dann um den erneuten Versand des fehlgeschlagenen Faxes kümmern kann, z. B. im Transaktion SOST Bereich.

Siehe auch SAP Transaktion S001 (=SAPoffice Inbox).

Seitens des ixi-UMS Enterprise Systems ist es auf Wunsch möglich, dem Absender zusätzlich eine entsprechende Mitteilung über das fehlgeschlagene Fax in sein SAPoffice Postfach (einschließlich des Original-Faxes als Datei-Anhang) zu senden. Somit kann er sich auf diesem Weg um den erneuten Versand des Faxdokuments kümmern.

Wenn ein Benutzer SAPoffice nicht verwenden will, müsste er sich eine Weiterleitung seiner empfangenen Mails auf eine externe Adresse (z.B. seine MS Outlook Inbox) einrichten.

Bei gleichzeitiger Integration des ixi-UMS Enterprise Systems in Messaging-Plattformen wie Microsoft Exchange, IBM Lotus Notes Domino oder andere SMTP-basierte Mailsysteme ist es seitens des ixi-UMS Enterprise Systems auch möglich, Rückmeldungen über den Faxversand an den Mailserver zu senden.

Anmerkung für Administratoren:

·Transaktion SOST ist für den Administrator im SAP-System z.B. unter Connect Administration SCOT aufrufbar.

·Fax-Rückmeldungen in den Druck-Spoolbereich basieren noch auf der SAP-COM Schnittstelle, die abgekündigt ist. In den künftigen SAP R/3 Release-Versionen 5.x, 6.x  entfällt die Möglichkeit von Fax-Rückmeldungen in den Spool-Bereich, da SAP-COM nicht mehr enthalten sein wird.