ixi-Serienfax starten

Wenn Sie dasselbe Dokument personalisiert an mehrere Empfänger verschicken möchten (z.B. innerhalb eines Mailings), können Sie die Funktion "SerienFax" nutzen. Das Versenden von Serienfaxen ist einfach, wenn Sie bereits Serienbriefe mit Mircosoft Word verfasst haben. Sie müssen nicht jede Faxnummer und jeden Empfänger einzeln einfügen, sondern können eine bereits vorhandene Datenquelle  nutzen, um Serienfaxe zu versenden.

 

Bitte beachten: Während der Erstellung von Serienfaxen müssen die Adressdaten eingefügt werden (ähnlich dem Erstellen eines Word-Serienbriefs). Es ist sinnvoll, diese Datenquelle schon vorab zu erstellen bzw. eine Abfrage durchzuführen. Außerdem ist es wichtig, dass die Datenquelle die Faxnummern der Empfänger enthält. Diese muss zwingend nach dem Wort "Fax:" eingefügt werden. Siehe auch "Autofax".

 

Verfahren Sie wie folgt:

 

·Erstellen Sie das Dokument, das Sie als Fax versenden wollen

·Verfahren Sie so, als ob Sie einen Serienbrief erstellen (Extras/Seriendruck/Hauptdokument erstellen/Serienbriefe/Daten importieren/Datenquelle öffnen etc.)

·Wie beim Versand von Serienbriefen fügen Sie Adressdaten ein, die im Dokument enthalten sein sollen ("Seriendruckfeld einfügen")

 

SerienBrife-Felder

 

Word-Serienfax

 

Wenn Sie alle notwendigen Adressdaten eingefügt haben, klicken Sie in dem Tab Add-Ins auf "ixi-SerienFax starten"

 

Mailmergefax2

Der folgende Dialog wird geöffnet:

 

Hier müssen Sie angeben, welches Feld die Faxnummer enthält.

 

Optional können Sie der Aktion einen Namen geben. Dieser Name erscheint in dem Betreff der E-Mail und in den Versandreports, so dass Sie wissen, zu welcher Aktion die Mail und der Report gehört, z.B. "Workshop".

 

Außerdem können Sie noch ein zusätzliches Feld definieren, das im Betreff erscheinen soll.

 

Nun können Sie entweder den Versand starten oder zu Optionen gehen. Der folgende Dialog erscheint:

 

Mailmergefax3

Hier können Sie die Anzahl der Datensätze angeben, die Sie verschicken möchten.

z.B. wenn Sie insgesamt 1000 Datensätze haben, können Sie diese in zwei Mal 500 Datensätze aufteilen:

"Nur Datensätze 1 bis 500 verwenden" im ersten Schritt und

"Nur Datensätze 501 bis 1000 verwenden" im zweiten Schritt.

 

 

Wenn Sie einen Haken setzen in "Prioritäten in der Datenquelle überschreiben", können Sie die Priorität festlegen, mit der die Serienfaxe verschickt werden sollen. Wenn Sie "Niedrig" auswählen, werden die Faxe in einem vordefinierten Zeitfenster verschickt,

z.B. nachts zwischen 2:00 und 5:00 Uhr, wenn der Versand günstig ist (das Zeitfenster muss vom Administrator definiert werden).Betreff erscheinen soll.

 

Version SR1